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二、信息的基本要求
秘书信息工作的基本要求是准确、及时、适用。
□准确
真实、准确是信息的生命，只有真实、准确的信息才能使领导决策建立
在科学的基础上。因此，在整个信息工作过程中，秘书人员都要抱着对国家、
对人民高度负责的精神，坚持实事求是的作风，对新生事物特征的客观性，
如实地进行反映和描述。决不为迎合个别领导人的意图而将情况任意夸大或
缩小，人为造成信息失真。
□适用
适用，即要有针对性，适合领导利用。提供信息既是为领导决策服务，
秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解：
1。他们分布在不同的组织类型中，如有的在机关，有的在工厂，有的在
商店，有的在学校。不同的组织类型往往决定了他们所追求的目标各不相同。
2。他们分布在不同的组织规模中，如大型厂矿与中小型厂矿，超级商场
与小商店，大学与中小学等等。不同的组织规模导致他们具体的工作内容和
时间分布上存在差异。
3。他们分布在不同的组织层次中，如中央与省、市、县级。即使在同一
个组织层次中，也有高层领导者、中层领导者、基层领导者之分，如厂长、
车间主任、工段长、班组长等。组织层次的不同决定了他们工作重点的不同。
4。他们分布在不同的组织环境中，如社会主义制度和资本主义制度。发
达地区和不发达地区。组织环境的不同使他们奉行不同的管理哲学和管理方
式。
这种种差异，决定了领导者的决策不仅内涵不同而且层次不同。
因此，秘书人员在收集、传递信息时，一定要有鲜明的目的性，时时处
处以是否适合不同单位、不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到，
任何领导者每个时期的领导工作都有其中心，都有其关注的“热点”和“难
点”。因此，秘书人员提供信息要围绕领导工作的中心，围绕这些“热点”
和“难点”。有些问题虽然尚未列入领导的议事日程，但比较重要，也应及
时报送。
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三、愉快地收集信息
□能否判断信息的真伪
记事本可说是个人资讯的宝库，若将记事本比喻成个人的所有情报一点
都不过分。在此除了谈论记事本之外，也顺便谈谈资讯的归集、管理、活用、
选择以及注意事项。
就以演艺界或职棒界的挖角新闻而言，有所谓“无风却起三尺浪”的现
象。而一般人对于这种现象，也多抱着隔岸观火的心态。然而一旦遇到与自
己业务有关的消息时，恐怕就不会等闲视之了吧！
社会中流通的信息有真有假。所谓信息收集能力，就是包括从各种不同
的信息中，判断信息真伪的能力。
首先你在处理信息时，都是直接接收的吗？你是否想过“这些是真的
吗”？
□收集信息的要诀是“谦虚的态度”
收集信息时不能摆出一付我什么都知道的不可一世的态度，而应该采取
自己向他人求教的谦虚姿态。重要的是要懂得附和、不打断别人的谈话。
挑起啤酒战事的朝日啤酒桶口社长曾说：“对公司不利的消息，反而是
对公司有利的宝物，应该设置专门收集坏消息的系统。”或许真该扩大胸襟
去接受逆耳之言。
虽然有所谓“近朱者赤”，然而信息并不是依靠专门收集的单位进行收
集即可，若是保持着这种“执行”的态度，则所收集的信息种类便容易有所
偏颇。因此重要的是，要有收集信息的企图 （意志与意欲）及不可缺少好奇
心。
另外，信息的整理固然重要，但是信息来源的整理也不容忽视。尤其是
供做“查询的资料”最好能确保在自己身旁的场所，这样也比较方便。就如
在告诉小孩子自己去找资料的同时，身为父母亲的也应该以身作则。我的信
息来源除了社交，当然有报纸、TV，以及别人那儿得到的消息。
□信息的管理不必太严密
使前述的信息成为自己的宝库，就是所谓的信息管理。就方法而言，可
使用文字处理机和卡片、统一规格等各种不同的作法。
在此则针对信息管理的流程，简单地加以叙述。
1。如何记录信息
为了使收集到的信息成为自己的宝库，就必须以某种形式加以记录。
一般的做法是，报章杂志上的信息就利用复印（过去都是用“手写”），
耳朵所听到的信息和所注意到的事物就记在备忘录上。
2。收集信息不需要目的
有人说：“收集信息必须有目的地去进行”。
然而真是如此吗？真有必要如此收集吗？我对这种意见不表赞同。根据
我的经验，往往是毫无目的地收集，却能意外的获得一些宝贵的信息。
有人对棒球很熟悉，有人对影视界的内幕消息知道得比谁都快，也有人
对公司的状况比任何人要详细。他们难道都得为此目的而收集信息？然后再
把资料整齐地归档吗？——我想答案是很明显的。
因个人的兴趣、嗜好所收集的资讯，是不需要保持整理的。即使有必要
时，也早在无意识之中（脑海中）整理妥当了。
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换言之，所谓必须保存和管理的信息，也就是对自己具有积极性功能的
信息。除此之外，其他还是偷懒一点比较好。
我是很懒惰的，所以我所注重的只是规格的统一和存放的地点。只要这
两点合我的意，其他的都可列入二等位置。
□保管的要点是统一规格与有效场所
就我个人而言，我使用的规格基本上是B5或SD（制式日志）型，这是
因为使用了制式每日行程表（日志）所以不得不如此。如果是使用A5大小的
记事本，那么所要求的规格就是A5或A4。
B5是优点是所占的空间较小，而且可以放进牛皮纸袋中，SD就放进塑胶
盒里。
在管理方面要注意的是，不要用力捆绑。可以A至E为记号来摆放资料。
例如以A·B·C来写一份报告时，写另一份报告时就可以用A·B·C·E为记
号。欲求整齐性，就不能失去弹性。
□活用所保管的信息
资讯若光只是收集，那就失去了收集的意义，所以必须活用才行。这时
重要的是“使零散的资讯文章化”。
文章化是个很有趣的作业流程。因为它是放在脑子里整理，然后把所有
的问题全部提出来，再以曼陀罗式或KJ法重新整理制成图表。所以在找出所
需的资料后，最后一个步骤就是只要抄录下来就行了，于是能很快速地就得
以完成10页左右的报告书。
□情报收集法
1。战略要明确
2。清楚掌握问题意识
3。不要想免费得到情报
4。凡事都要抱着好奇心、扩大行动半径
5。多和众人接触
6，不只聆听别人说话，更应努力尝试亲身体验。
7。平常就要广布情报来源
8。彻底扩大情报来源
（1）专家情报网：多结交专家朋友
（2）大众传播：收音机、电视、报章杂志、书籍、电话簿
（3）公家机关：图书馆、贸易协进会、大公使馆公布栏
（4）调查机构：征信社、顾问公司、技术资讯公司
（5）确保不为人所独占的情报来源
（6）封闭式情报：各种情报日志
（7）组织定期或不定期的知识团体
（8）海外情报
（9）利用新的情报收集技术
9。充分了解情报的价值
10。要获取整体的情报，而非只取一部分
11。如何取得竞争对手的情报
（1）以竞争对手的立场来思考
（2）诱导竞争对手，观察他会有何动静
（3）通过第三者进行调查
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四、个人�